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Asistente de Operaciones in Mexico City, Mexico City, MX at Envista Forensics

Date Posted: 6/26/2018

Job Snapshot

Job Description

RESUMEN DE LA POSICIÓN:

El Asistente de Operaciones sirve como punto de contacto del equipo en el manejo de la logística y la configuración de proyectos, asistiendo y cumpliendo los plazos del equipo y del cliente. El titular es a menudo responsable de información confidencial y sensible al tiempo y debe demostrar estar familiarizado con las operaciones de la organización.

RESPONSABILIDADES PRIMARIAS DE TRABAJO:

  • Contesta llamadas telefónicas, transfiere llamadas y responde a preguntas; Proporciona información a las personas que llaman dentro del alcance de comprensión y responsabilidad. Asume nuevos sinestros/proyectos de los clientes. Asiste a los ingenieros con comunicación y correspondencia con respecto al estatus de estado de los clientes.
  • Crea nuevas asignaciones de oportunidad en el sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM). Registra y archiva expedientes para los nuevos proyectos viables. Proporciona propuestas informativas y acuerdos de costos estimados a los clientes. Actualiza, mejora y mantiene la información de CRM (base de datos informática) con respecto a nombres, títulos, ubicaciones, información personal, etc.
  • Convierte nuevas oportunidades a siniestros garantizados y asegura la configuración de documentos de proyecto dentro del sistema CRM.
  • Mantiene y revisa la documentación del proyecto; Revisa los archivos después de completar una pérdida para asegurar que se captura toda la documentación pertinente.
  • Redacta notas de negocios electrónicas e impresas, informes y correspondencia según lo solicitado. Revisa y corregí documentos para la precisión. Prepara, archiva y administra documentos electrónicos y en papel, utilizando diversas aplicaciones de software según sea necesario. Sigue las políticas y procedimientos establecidos relacionados con la divulgación de información, incluida información propietaria o de otra manera confidencial.
  • Recibe y clasifica correos electrónicos según las instrucciones, incluyendo las entregas e envíos de UPS y FedEx y notifica a los receptores de tal envíos según sea necesario.
  • Programa el espacio de la conferencia interna según lo solicitado; Asiste en la adquisición de equipos y materiales audiovisuales, ordena comidas y refrescos y realiza diversas tareas administrativas para facilitar reuniones y presentaciones eficaces.
  • Programar inspecciones para ingenieros poniéndose en contacto con el asegurado y / o ajustador para planificar las inspecciones en sitio.
  • Organiza logística para todos los proyectos, incluyendo, pero no limitado a, la configuración de envíos, los arreglos de viaje de los empleados / contratistas y la coordinación de los proveedores.
  • Registra el tiempo, los gastos, detalles de facturación de los empleados, incluyendo las proforma y la finalización de las facturas.
  • Mantiene los materiales necesarios de oficina / establecimiento incluyendo refrescos y reordena los materiales necesarios de manera oportuna; Mantiene los suministros de la oficina o de la sala de descanso bien organizados y fácilmente accesibles; Sugiere avances en el proceso de inventario y en la fijación de precios y relaciones con los proveedores, según se indique.
  • Otras tareas como sean asignadas.
  • Se mantiene al tanto de las políticas, procedimientos y prácticas de la oficina y la empresa; Participa en la capacitación y los desarrollos continuos asignados o aprobados para asegurar que los conocimientos y habilidades permanezcan actuales y completos.
  • Funciona como un miembro efectivo del grupo, ayudando a los compañeros de trabajo según sea necesario y aprendiendo de colegas y supervisores; Apoya los objetivos del departamento, división y organización; Participa en tareas y actividades especiales según sea necesario o aprobado; Demuestra la iniciativa en el interés del cliente y de la organización.
  • Defiende los valores de Engle Martin & Associates y la cultura adoptada por “The EM Way”, demostrando consistentemente profesionalismo, integridad y los más altos estándares de conducta ética y conducta profesional; Se conduce de una manera que se refleja favorablemente en la organización. Mantiene la confidencialidad de la información confidencial y confidencial, ejerciendo juicio y discreción en cualquier revelación de información relacionada con EMA y sus esfuerzos.
  • Se adhiere a todas las leyes federales, estatales y locales, así como a las regulaciones y normas aplicables.

 

Job Requirements

Demuestra habilidad completa establecida o demuestra habilidad para dominar rápidamente una variedad de software, incluyendo Microsoft Office Suite (incluyendo, pero no necesariamente limitado a Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, SharePoint y Access). Con experiencia en el uso de Internet para fines de investigación empresarial; Excelente transcripción y habilidades de teclado (incluyendo velocidad y precisión); Habilidades escritas y orales de comunicación empresarial, incluyendo el formato y la preparación de memorandos, cartas e informes; Habilidades matemáticas básicas; diplomacia; Las habilidades motoras finas y gruesas, así como los requisitos mentales, para operar de equipo de oficina estándar, incluyendo computador personal, sistema telefónico de oficina con múltiple líneas y dispositivos de comunicación y computación wifi, fotocopiadoras y dispositivos de exploración, equipo audiovisual y otros equipos de rutina; Gestión del tiempo, priorización y organización; Excelente interpersonal, servicio al cliente y habilidades para resolver problemas; Demuestra el trabajo en equipo, la compasión y el respeto hacia los demás de acuerdo con “The EM Way”, así como la integridad, la responsabilidad y la adhesión a los estándares de conducta ética y conducta profesional, comunicación abierta y honesta y un compromiso de mejora continua y desarrollo profesional. Capacidad de hablar, leer y escribir con fluidez en Español e Inglés

Deberes, habilidades y responsabilidades antedichas pueden ser adicionadas, disminuidas o alteradas para acomodar los requisitos de la empresa.

CONDICIONES DE TRABAJO: El trabajo se realiza generalmente en un entorno de oficina típico, con algún tiempo pasado dentro de la bodega. Exposición limitada a condiciones climáticas severas, ruido interno o externo, vapores o cambios significativos de temperatura. Pueden requerirse viajes nocturnos ocasionales en capacidad de trabajo. Frecuente disponibilidad en el horario para consistir con la monitorizar de los correos electrónicos entrantes y las preparaciones del proyecto.

ACTIVIDADES Y REQUISITOS FÍSICOS: Levante y transporte hasta 50 libras; Estar de pie, sentarse, caminar y doblarse; Arrodillarse, alcanzar y agacharse; Manipulación de equipos de oficina; La conducción periódica puede ser requerida; Agudeza visual para preparar y leer documentos detallados en papel y electrónicos; Capacidad de hablar y de escuchar la palabra hablada en las comunicaciones de negocios normales cara a cara y telefónicas.

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